10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?

Мно­гим жен­щи­нам при­шлось пол­но­стью пере­стро­ить отно­ше­ние ко вре­мени и стилю жизни с появ­ле­нием малыша. С помо­щью этой книги вы почув­ству­ете зна­чи­тель­ное облег­че­ние, научи­тесь пра­вильно пла­ни­ро­вать день, гра­мотно рас­пре­де­лять время и силы, чтобы не только успе­вать выпол­нять обя­зан­но­сти, но и пол­но­ценно отдыхать.

Что такое тайм-менеджмент и чем он полезен для женщин?

Многие относят данное понятие к бизнесменам. Дескать, они заключают крупные сделки, постоянно встречаются с кем-то, ездят по стране. Их график составляет отдельный человек – секретарь, он и сообщает шефу о текущих задачах. Простым гражданам такие премудрости излишни.

Тайм-менеджмент – планирование задач, распределение времени и успешное делегирование. Механизм, полезный любому человеку, даже ребенку, если он желает эффективнее тратить время. Понятие разделяется на «женский» и «мужской», не считая «детского». Целая наука, позволяющая, верно, распоряжаться временем, распределять задачи по степени их важности. Так можно устроить всю жизнь.

Может казаться, если человек живет, следуя расписанию, то его жизнь становится скучной, появляются строгие рамки. В реальности готовый план позволяет улучшить личную дисциплину и достичь высоких результатов в поставленных целях. Время уже не будет пролетать незаметно. Человек будет своевременно выполнять работу и знать, какие задачи обладают первостепенной важностью, а какие можно отложить. Прекратится бестолковая беготня и суета.

Для женщин тайм-менеджмент позволяет не просто планировать день на работе. Задача усложняется вдвое – замужней даме нужно «хранить очаг», соответственно приготовить еду, прибраться дома, позаботится о муже. Совмещать работу с выполнением домашних обязанностей сложно. С появлением ребенка график вновь меняется, в нем появляются новые задачи. Важно не просто успеть все обязанности выполнить, но и уделить время себе. Посетить театр, салон красоты, посидеть в кафе с подругой. Эти небольшие радости обязательно должны присутствовать в жизни, иначе она станет унылым существованием. Здесь поможет планирование дня.

Читайте также:  Взыскания за нарушение трудовой дисциплины в 2021 году

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

Читайте также:  Как пройти собеседование в салон красоты

10 главных принципов планирования

Как организовать рабочий день
  1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
  2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
  3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
    • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
    • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

  1. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
  2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
  3. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
  4. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
  5. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
  6. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.

    КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

  7. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.
Как организовать рабочий день

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Читайте также:  Как выйти из отпуска, чтобы не было депрессии и мучительно

Зачем нужен тайм-менеджмент

Система управления временем ― это комплекс различных способов, теорий и фактов, позволяющих правильно распределять рабочие часы.

Интересно знать

Цель ― сделать так, чтобы сотрудники меньше бездельничали, справлялись со всеми поставленными задачами вовремя и приносили компании наибольшую прибыль.

При этом процесс контроля может быть как сознательным, так и бессознательным. Некоторые методики подразумевают конкретные тренировки, требующие немалой подготовки. Другие же воздействуют напрямую на сознание работников различными слабозаметными маркерами, например, разноцветными стикерами с написанными целями.

Виды тайм-менеджмента

Существует огромное количество видов ТМ (тайм-менеджмента), в зависимости от того, кто конкретно пользуется представленной системой. Существуют варианты эффективного управления временем для менеджеров, девушек, домохозяек, молодых матерей или даже руководителей крупной компании.

Однако их можно разделить на три основных типа:

Зачем нужен тайм-менеджмент
  • Персональный. Направлен на одного конкретного человека. Помогает ему в собственной самореализации, исполнении мечты и желаний.
  • Ролевой. Помогает работнику достигнуть какой-то определенной социальной или профессиональной роли.
  • Социальный. Позволяет сопоставить свой график с рабочим временем иных сотрудников и ваших друзей.

Как определить его эффективность

Оценить принципы и правила системы тайм менеджмента не так просто. В первое время никаких видимых результатов не будет, поскольку прогресс в управлении временем может дать свои плоды только через года. Поэтому понять, что вы делаете что-то не так, сразу не выйдет.

Однако есть несколько критериев, по которым можно оценивать, насколько грамотно было потрачено время работника.

  • Вы делаете все правильно, если понятие «срыв дедлайна» стало для вас чем-то непонятным.
  • Все идет по плану, если работа дома ― это редкое исключение в авральные часы, а не постоянная практика.
  • Наконец, сотрудник живет по грамотному графику, если он успевает и работать, и разговаривать с клиентами.